Eventos y sesiones

En Eventos y sesiones ve todas las sesiones, las más nuevas arriba. La búsqueda encuentra una sesión por su nombre o por el nombre del cliente.

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1. 1Crear sesión: inicia una sesión nueva.
2. 2Búsqueda: por sesión o cliente.
3. 3Estado: Borrador, Activo o Completado. La etiqueta adicional «Fotos de grupo solo impresión» indica que las fotos de grupo no se venden como archivo.
4. 4Estadísticas: fotos listas y pedidos de esta sesión.

Tras Crear sesión elige primero el tipo de encargo. Cada tarjeta muestra el flujoflujoLa forma de trabajar de una sesión. Volumen significa muchas personas con su propia galería. Galería significa una galería de cliente compartida. que hay detrás.

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En el segundo paso pone un nombre a la sesión y elige el cliente. No hace falta más.

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1. 1Nombre de la sesión: así ven la sesión usted y los padres, por ejemplo «Fotos de otoño 2026».
2. 2Cliente: guardería, colegio o familia. Busque por nombre o localidad.
3. 3Crear sesión: crea la sesión como borrador y la abre.

1. 1Elija el tipo de encargo.
2. 2Escriba un nombre.
3. 3Elija el cliente. Si aún no existe, créelo aquí mismo con Crear nuevo. Vea Colegios y clientes.
4. Haga clic en Crear sesión. La sesión se abre.

Arriba en cada página de la sesión está la cabecera. Muestra el estado de la sesión y es igual en todas las áreas. El nombre lo cambia con el lápiz junto al título.

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1. 1Insignia de estado: a la izquierda del nombre, para ver el estado de un vistazo.
2. 2Estado: Borrador, Activo o Completado. Más en Estado e inicio de la venta.
3. 3Duración: día de fotos y fecha de cierre de la galería. Un clic abre los ajustes.
4. 4Marca de agua: muestra la marca de agua elegida. Un clic abre la selección de su biblioteca.
5. 5Automatización: aparece cuando los recordatorios por correo están activos.
6. 6Productos y paquetes: le lleva a Productos y precios. Un punto amarillo avisa si aún no hay nada asignado.
7. 7Eliminar evento: borra la sesión tras una confirmación de seguridad.

Bajo la cabecera la sesión se divide en áreas. Cada área tiene su propia dirección. Un enlace le lleva directamente allí, también tras recargar.

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Las galerías de cliente tienen menos áreas: Galería, Productos y precios, Tarifa de sesión y, si procede, Laboratorio. Grupos, inscripción y envío no se aplican. En pantallas estrechas Más agrupa las áreas restantes.

Arriba en Fotos y grupos está el Flujo de trabajo. Muestra lo que está hecho y lo que viene después. Cada paso se puede pulsar. El siguiente paso aparece debajo como botón grande.

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1. 1Importar lista Suba la lista de niños como Excel, CSV o incluso como foto. O introdúzcala a mano.
2. 2Tarjetas de foto QR Imprima las tarjetas para el día de fotos. Vea Tarjetas QR.
3. 3Fotografiar Primero la tarjeta, luego el niño. Ver instrucciones muestra las reglas para el día de fotos.
4. 4Subir fotos del encargo Suba todas las fotos, una cámara cada vez. Vea Subir fotos.
5. 5Asignar fotos Pixalo asigna mediante el código QR. Las fotos dudosas las revisa en la asignación. Vea Asignación.
6. Iniciar la venta Abrir la tienda para los padres. Después Pixalo le lleva directamente a Enviar galería.

Un clic en Duración en la cabecera abre la ventana para día de fotos, duración de la galería y recordatorios por correo. La misma ventana aparece al iniciar la venta.

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1. 1Día de fotos: la fecha de las fotos. No puede ser posterior a la fecha de cierre.
2. 2Duración de la galería: ilimitada o con fecha de cierre.
3. 3Recordatorios por correo: cuatro recordatorios, cada uno activable por separado, con su estado debajo.
4. 4Guardar: aplica todo. Al iniciar la venta el botón se llama Iniciar la venta.

Ilimitada

La galería sigue abierta hasta que usted pase la sesión a Completado. En ese caso no hay recordatorios de cierre.

Con fecha de cierre

La galería se cierra sola el día elegido a las 23:59. Puede cambiar la fecha en cualquier momento.

Los recordatorios solo van a destinatarios sin pedido, siempre con enlace de baja. Debajo de cada línea se indica si se enviará y cuándo.

Recordatorio	Cuándo llega
Tras el correo del código	De 1 a 60 días después de enviar el código de acceso por correo. Por defecto 7 días.
Antes del cierre	De 2 a 60 días antes de la fecha de cierre. Necesita fecha de cierre.
Último día	El último día de la galería. Necesita fecha de cierre.
El código de descuento caduca	De 1 a 60 días antes de que caduque el código de descuento de las tarjetas. Necesita un código con fecha de caducidad.

El estado controla lo que ven los padres. Lo cambia en la cabecera o con el último paso del flujo de trabajo.

1. 1Asignar productos o paquetes en Productos y precios.
2. 2Poner el estado en Activo o elegir Iniciar la venta en el flujo de trabajo.
3. 3En la ventana revisar día de fotos, duración y recordatorios, y después Iniciar la venta.
4. Pixalo abre Enviar galería. Avise ahora a los padres por correo.

A la izquierda en Fotos y grupos están los grupos. Elija un grupo y a la derecha aparecen sus fotos de grupo y la lista de niños.

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1. 1Lista de grupos: todos los grupos con su número de fotos. El elegido aparece en verde.
2. 2Nuevo: crea un grupo. Basta un nombre, por ejemplo «Grupo de los osos» o «4A».
3. 3Tarjetas: imprime las tarjetas QR para el día de fotos.
4. 4Fotos de grupo: fotos que ven todos los niños del grupo.
5. 5Imprimir tarjetas para padres: tarjetas de acceso para los padres de este grupo.
6. 6Lista de niños: todos los niños del grupo con correo, código de acceso y fotos.

• Renombrar y eliminar: los iconos aparecen al pasar el ratón por el grupo.
• Eliminar borra el grupo con todos sus niños y fotos. Si el grupo tiene pedidos, Pixalo pregunta una segunda vez.
• Los grupos que falten los crea la importación si lo desea.
• ¿Sin lista de niños? Bajo la lista de grupos, Crear prepara niños numerados sin nombre. Vea Niños sin nombre.

La lista de niños muestra cada niño del grupo elegido. Un clic en el nombre despliega la fila: ve las fotos del niño y todas las acciones.

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1. 1Añadir niño: nombre, apellidos y, si quiere, el correo de los padres.
2. 2Código de acceso: el código personal. Al lado, copiar y regenerar.
3. 3Fotos del niño: seleccionar, eliminar o fijar como retrato.
4. 4Acciones: subir fotos, editar, eliminar.

Con editar cambia el nombre y el correo. Allí también cambia de grupo, indica el nombre de un progenitor y registra un consentimiento fotográfico recibido en papel o por teléfono.

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1. 1Correo de los padres: Pixalo comprueba la dirección y propone una corrección si hay errores.
2. 2Grupo: mueve al niño. El código y la tarjeta siguen siendo válidos.
3. 3Nombre del progenitor: se guarda junto con el consentimiento fotográfico.
4. 4Consentimiento fotográfico: para consentimientos en papel o por teléfono. Cada cambio queda registrado con cuenta y hora. Una decisión se puede cambiar, pero no borrar.

Tarjetas de reserva para rezagados

¿Llegan el día de fotos niños que no están en la lista? Con Tarjetas de reserva crea antes tarjetas sin nombre, cada una con código y código QR. El día de fotos escribe el nombre a mano en la tarjeta. El resto funciona como con los demás niños.

En lugar de introducir cada niño, suba la lista del colegio o la guardería. Inicie la importación en el flujo de trabajo con Importar lista.

1. 1Subir archivo Excel, CSV, texto, XML, Word, PDF o una foto de la lista. Pixalo lee también listas desordenadas.
2. 2Asignar columnas Pixalo reconoce nombre, apellidos, grupo y correo por sí mismo. Revise la asignación.
3. Vista previa y confirmar Ve cada fila antes de importar. Las filas con errores las descarga como CSV.

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• Crear automáticamente los grupos que falten: se crean los grupos nuevos de la lista.
• Omitir niños existentes: evita duplicados.
• Normalizar nombres de grupo: «1A» pasa a «1-A» para que los grupos iguales coincidan.

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Algunas guarderías no entregan una lista de nombres. Pixalo crea entonces niños numerados, por ejemplo «Niño 07». Cada niño recibe un código de acceso y una tarjeta QR. Los padres nunca ven un nombre.

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1. 1Bajo la lista de grupos, en ¿Sin lista de niños?, haga clic en Crear. La ventana Importar lista ofrece la misma opción.
2. 2Elija el número de grupos y de niños por grupo. Los nombres de grupo se pueden ajustar.
3. 3Haga clic en Crear.
4. Imprima las tarjetas y repártalas el día de fotos. Pixalo asigna las fotos mediante el código QR.

Si un niño está en el grupo equivocado, muévalo. Marque los niños a la izquierda de la lista. Encima aparece entonces una barra.

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1. 1Selección: un clic en la casilla marca a un niño. La casilla de la cabecera marca a todos.
2. 2Mover a: elegir el grupo de destino.
3. 3Mover: tras una breve confirmación los niños están en el nuevo grupo.
4. 4Eliminar: borra a los niños marcados con sus fotos.

Muchos centros quieren un retrato por niño, por ejemplo para el carné escolar, el programa de gestión o el anuario. Pixalo lo convierte en un ZIP: una carpeta por grupo, cada archivo con apellido y nombre, y una lista de nombres (CSV).

1. 1Abra en el evento el área Fotos. Debajo de los grupos encontrará Exportar retratos.
2. 2Elija los grupos, el consentimiento y el tamaño de imagen. Pixalo muestra al momento cuántos retratos entran en el ZIP.
3. 3Haga clic en Crear ZIP. Pixalo prepara el archivo en segundo plano. Puede seguir trabajando.
4. Descargue el ZIP y entréguelo al centro.

Cada niño tiene su propio código de accesocódigo de accesoUn código personal de ocho caracteres. Con él los padres abren en la tienda la galería de su hijo. También figura como código QR en la tarjeta.. Con él los padres solo ven las fotos de su hijo y las fotos de grupo. Introducen el código en la tienda o escanean el código QR de la tarjeta.

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Las fotos de grupo las ven todos los niños del grupo. Las sube con Subir Foto de grupo encima de la lista de niños.

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1. 1Solo impresión / También digital: decide si las fotos de grupo se venden como archivo.
2. 2Subir Foto de grupo: abre la subida para este grupo.

Las fotos ya compradas no se pueden eliminar. Así cada pedido sigue siendo entregable.

Aquí decide qué pueden pedir los padres en esta sesión. Los productos y sus precios los gestiona de forma central en Productos y Paquetes.

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1. 1Barra de estado: muestra cuántos productos y paquetes ven los padres. Amarillo significa: aún nada asignado.
2. 2Productos de este evento: copias, archivos de imagen, regalos fotográficos.
3. 3Paquetes de este evento: combinaciones listas a precio de paquete.
4. 4Códigos de descuento para este evento: el código que se imprime en las tarjetas.

• Añadir: elige productos o paquetes de su catálogo. Puede añadir varios a la vez.
• Quitar: retira un producto de esta sesión. El producto en sí se conserva.
• Límite de pedidos: en productos gratuitos ve si hay un límite por código de acceso.
• Código de descuento en las tarjetas: elija un código activo. Aparece en las tarjetas impresas. Sin elección las tarjetas no llevan código. Vea Códigos de descuento.

La tarifa de sesión es un importe fijo que Pixalo añade automáticamente a la cesta en los pedidos de esta sesión. Viene desactivada.

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1. 1Etiqueta: déjela vacía y Pixalo traduce «Tarifa de sesión» al idioma del cliente.
2. 2Importe: de 0,01 a 1.000,00. Bruto, o neto si trabaja con precios netos.
3. 3Cobro: por pedido o una vez por cliente.

• En la cesta y en la caja como línea propia.
• En la factura y la nota de crédito como concepto propio.
• En los correos del pedido y de la factura.
• En un reembolso la tarifa se puede devolver por separado.

Se elimina en la lista con la papelera o en la cabecera con Eliminar evento. Pixalo siempre pregunta antes.

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1. 1Elegir eliminar. Aparece la confirmación de seguridad.
2. 2Escribir DELETE y confirmar.
3. Si la sesión tiene pedidos, sigue una segunda pregunta con el número de pedidos, facturas y fotos. Eliminar permanentemente borra la sesión.

Los fotógrafos de su equipo trabajan con sesiones en cuanto tienen habilitada el área de Eventos. Las acciones delicadas necesitan un permiso propio. Los concede en Equipo.